どうすれば仕事量を減らせるのか?

男性も40代になる頃には急に仕事が忙しくなることがあります。

この年代には、部下の育成・管理と上司から与えられた数値の目標達成と、現場でのクレーム対応などの全ての業務に関連していく時期です。

また、会社員としての将来ビジョンが見えてしまい、「こんなはずじゃなかった」と思う人が増加します。「仕事が忙しい」「仕事が辛い」「仕事を辞めたい」という愚痴が出る前にその解決策を考えていきましょう。

どうすれば仕事量を減らせるでしょうか?

今日やるべき仕事を明確にする

1日の仕事を、どのように決めていますか?毎日、思ったことの全ての仕事をこなすことはできません。
1日できることは限られています。時間・体力・集中力も常に100%の実力で仕事をすることはできません。そのため、「今日やるべき仕事を明確にする」ことが非常に重要になってきます。特に、40代の男性にはイレギュラーで次々にこなさなければいけない仕事が舞い込んできます。

ビジネス界で良く推奨される仕事の優先順位を決めるやり方に「5本指チェック」というものがあります。聞いたことはあるでしょうか?

手を見てみましょう。5本の指の長さはそれぞれに違います。長い順番に中指→人差し指→薬指→小指→親指の順番が基本で、人によっては人差し指より薬指が長い人もいますが、ここではわかりやすく基本の長さで話を進めます。さて、この指の長さが仕事の重要度を指すものとしましょう。

<5本指チェックの考え方>
100%で取り組むべき仕事 → 中指
80%で取り組むべき仕事 → 人差し指
80%で取り組むべき仕事 → 中指
70%で取り組むべき仕事 → 小指
余裕があれば取り組む仕事 → 親指

こういった具合に、指に今日やるべき仕事を当てはめていきます。あまり重要でない仕事でも相手がいる場合にはどうしても優先順位を上げて考えてしまう人もいます。

しかしながら、朝一番のスッキリした頭で考えてみましょう。今日の仕事の優先順位を5つ決めます。イレギュラーの仕事が舞い込んできたら、一回冷静になって手を見つめましょう。
その仕事は今日のやるべき仕事の順位でいくと、どの指に当てはめて考えていくべきでしょうか。

誰でも、自分がやりたいことを優先して業務をする傾向にあります。面倒な仕事ややりたくない仕事や気が向かない仕事などは後回しにしてしまいます。
しかし、自分の判断だけで仕事をやっているのでは、チームワークが成り立ちません。1人で仕事をしているわけではないのですから。

しかしながら、残念ながら人間は弱い生き物です。その考えを客観的に行う方法が「5本指チェック」です。このチェックは電車の中でもできることです。
習慣づけることができたら、やるべき仕事と今日やらなくてもいい仕事を明確にすることができます。

その結果、1日の仕事量をコントロールしていこうというやり方です。実践していない人はぜひ試してみてください。

仕事をやる順番を変える、嫌な仕事は午前中

夏休みの宿題を最後の休みの日までため込んでしまう人もいたでしょう。40代になっても、「嫌なことは後回し」というのは、心情としては非常に理解できます。
ただ、統計的にみると、嫌な仕事を午前中にやる人の方が効率のいい仕事をしているようです。
「なるほど!」と思った人はすぐ実行できることですので、試してみましょう。

冷静に職場を眺めると午前中より午後の方が電話の対応や来客が多いことがわかります。これは、日本のサラリーマンの方が共通して「嫌なことは後回し」にしてしまっていると主張している方もいますが、本当のところはどうなのでしょうか?

仕事量を減らす、効率化させるというのはなかなか難しいものです。

ただ、毎日あなたが午前中に嫌な仕事を片付けていくとしたら、1ケ月、3ケ月、1年後…には大きい成果の違いができてきます。
習慣というのは、最初の1ケ月が一番苦しいのですが、それが当たり前の習慣として身に付けることができます。午前中に嫌な仕事を終わらせることができたら、午後には、ある程度は仕事をコントロールすることができるようになります。

目標数値を達成するのは、自分だけの努力ではないため思い通りの成果がでないこともあると思いますが、「嫌なことを午前中で終わらせる」習慣を自らに課すというのは誰でも実施できる目標です。明日の午前に今読んでいる、この文章をぜひ思い出してください。

時間を区切って集中して仕事を片付ける

これは前章で書いたこととは違い、自らの集中力をコントロールしてみようとする試みです。
集中力を高めるには、「机を整理する」、「To Doリスト」を活用する、「一度に2つの作業をしない」「適度に休む」「一度、深呼吸して冷静になる」など、わかりやすい方法があります。これは意識すればできることです。

人間の集中力にはある程度の限界があります。
そのため、目標を決めて「この時間はこの仕事しかしない」と思い切った区切りをして仕事をすることも効果的です。さっと時計を見て、この仕事を2時30分までに終わらせる。と自分で決めて、全力で仕事に取り組む。この際に注意しなければいけないのが、無理な時間設定をしないということです。

あまり厳しい時間設定を自らに課してしまうと、達成できなかった場合に自己否定的な気持ちになってしまいます。せっかく前向きに取り組んでいる習慣ですので、ある程度達成可能である時間の設定をします。達成した場合は、満足感を感じられますし仕事の効率化をすることができるでしょう。

また、ある会社では全社的に午後2時から3時を「頑張るタイム」と設定して全社員でやるべき仕事に取り組むことを実施している企業もあります。

この時間は徹底して私語・打合せや連絡などをせずに、メールの受信も確認しないルールで優先順位の高い仕事をこなしていきます。
どうしても電話だけは社外からかかってくる可能性があるので、電話担当を数人決めて「こちらから折り返します」という対応をします。こういった取り組みをしたところ、残業が劇的に減ったという成功例もあります。

仕事を効率化させるには、やはり工夫が必要なのです。

人に仕事を振ってみる

これまで仕事を効率化させる方法について考えてきましたが、実際に仕事を減らす方法を具体的に考えてみましょう。
まず、「自分でやる仕事を人に振る」ということがあるでしょう。40代の男性であれば、部下がいる方もいると思います。

そういった人には、「部下を育てる」というのも非常に重要な仕事の1つです。部下を育てるにも様々な方法がありますが、一番の成長は、「失敗と成功を繰り返す経験」です。これはどんな職場でも当てはまることでしょう。そのため、上司が部下に仕事を振らない状況では、部下の成長を促すことができません。

仕事ができるリーダーというのは、部下に仕事を振るのが上手い人が多いです。

逆にいうと、仕事が遅いリーダーや仕事量を自分だけで抱えてしまう人は、部下に仕事を上手くふることができない人を指します。
この部下に仕事を振れないリーダーには2種類おり、単純に部下に仕事を任せてミスをされるのが怖いというタイプと、部下の優秀さに嫉妬してしまっているタイプがいます。

どちらも会社側からするとリーダーとしてはNGです。会社はチームワークで仕事をやってくれることを望んでいるはずです。

こういったリーダーは「仕事量が多すぎる」「仕事が辛い」という愚痴が出やすくなります。
会社が求めているのは、「部下を一人前に育てる」「効率的に仕事をこなす」ということです。

ここまで読んでいただいた方は、部下に仕事を振ることに対して前向きになっていただけたしょうか?
ただ、仕事を任せるのは自分でやるのとは違った緊張感があります。そのため、しっかりとしたルールを決めて仕事を任せるのが良いでしょう。

<部下に仕事を振るルール>
・納期をしっかり伝える
・優先順位を決めて提示する
・仕事をやる意味をしっかり伝える
・報告、連絡、相談をしてもらう
・感謝する
・「何かわかならいことある?」と聞いてあげる

一時代前と違い、上司の命令に対して何も疑問を持たずに淡々とこなせる若い会社員は少ないでしょう。

まず、この仕事がどういった意味を持つのかをしっかり理解してもらったうえで、細かい事を伝えると同意を得やすくなります。面倒だと思わずにしっかりと1つ1つ伝えましょう。
この世代の若手社員は「仕事に対してのモチベーション」を与えてあげることで、成長を加速させる性質があります。

また、報告や相談を受ける際には途中で発言したりせずに最後まで聞いてから返答してあげましょう。あなたがしっかり報告を聞いてあげることで、部下は報告や相談をしやすくなります。これが悪化していくと、プロジェクトのミスや、トラブルをあなたに報告することができなくなってしまいます。こういった状況になると、誰もが得をしません。

部下も自己否定してしまいますし、会社としても損害を受けます。あなたも部下の指導ができないというレッテルを貼られてしまうでしょう。「人に仕事を振る」というのはそれほど重要で繊細なものです。しかし、これが上手くできればあなたのチームは効率良く仕事をこなせるようになります。

将来のために感情を抑えて、部下に対して謙虚な姿勢を持つことが重要です。

仕事を断る

仕事を断れば、もちろん仕事が減るでしょう。しかし、上司や取引先の人間関係もありますので、「仕事を断る」というのは、なかなか難しい行動になります。

断るにもしっかりとした断る理由を明確にする必要がありますし、相手にその理由を納得してもらう必要もあるでしょう。
日本人は基本的に「他人によく見られたい」と思う人が多いため、仕事を断ることができない人もいます。

そもそも「断り方がわかならない」という人も意外と多いと思いますので、上手に人間関係を壊さないような断り方を考えてみましょう。基本的にはしっかりとした流れを汲むことが重要になってきます。

<上手に仕事を断る方法>
1、「ありがとうございます」自分を頼ってくれる人に感謝します
2、「しかしながら、今回はお断りしたいと思います」しっかり伝えます
3、「実は〇〇というできない理由があるのです」と誰もが納得できる理由を伝えます
4、「〇〇してはいかがでしょうか」と仕事の重要性を認めつつ解決策を提案する

このやり方が一番角を立てずに断ることができるでしょう。

順番を間違ったりすると大変なことになりますので、しっかり順番に伝えます。最後の提案はその提案力が必要になってきます。
他のチームに振るのか、自分の部下に振るのか、納期を調整して後からやるという条件で引き受けるのか、また一部を引き受けるという譲歩を提案するのか。

ここのあたりはある程度テクニックも必要になるでしょう。

「俺の若いころは、もっと仕事量があった」

さて、ここまで仕事量が多くいつも「忙しい」「辛い」と感じている人に向けて、仕事を効率化させる、仕事を他に分散させるという2点の方向性の提案をしてきましたが参考になったでしょうか。最後にまとめてみましょう。

<どうすれば仕事量を減らせるのか?>

1、 仕事を効率よく行う

・今日やるべき仕事を明確にする「5本指チェック」
・嫌な仕事から片付ける、午前中に集中する
・時間を区切って集中力を上げる

2、 仕事の量を調整する

・仕事を誰かに振る、部下に仕事を振る際にはルールを決めて真摯に対応する
・仕事を断る、仕事の断り方には理路整然と、違う提案を必ず行う

基本的には会社はチームで利益を出す団体ですから、どうしても仕事量が多すぎると感じた時には原則上司に相談するべきです。
そこで解決の糸口を探ることを考えていきましょう。ただ、どうにも上司が理解をしてくれない場合にはあるいは転職や独立を考える必要があるかもしれません。

よくある上司のNGワードは「俺の若いころは、もっと仕事量があったのだよ」です。こういった言葉が返ってくる状況であれば、転職サイトを覗いてみるのもいいかもしれません。

ちなみにこういった選択肢もありますのでこちらもぜひ参考にしてみてください。