休日に休みたくても休めないほど仕事が忙しい理由を考える

残業や休日出勤が多い職場では、従業員満足度が低くなかなか社員が定着しない傾向にあります。

プライベートの時間を確保し、しっかり心身ともにリフレッシュした状態で仕事に臨みたいものですが、職場環境や役割によって「休日に休みたくても休めないほど仕事が忙しい」という状況もあるかもしれません。今回はその理由をまず明確にすることで1つ1つの解決策を検討していきます。

仕事が忙しい理由は何か

40代男性の悩みとしてよくあるのが、休日出勤や残業時間が多く疲れが取れないまま翌日を迎える、という悪循環を繰り返すことです。
単純に仕事の量が多いという事実もあります。この世代は、中間管理職として職場で働いている人が多く、上司からのプレッシャーに耐えながら、現場での目標達成をするという一番忙しく仕事をこなさなければならない立場にあります。しかし、休日に休めないほど忙しいというのはどう考えても異常事態です。

繁忙期だけの問題であるならまだ良いのですが、長期化してしまうと心身ともに健康上悪い影響があります。
まずは、仕事が忙しい理由を明確にして改善できるように取り組んでいきましょう。

<仕事が忙しい理由>

・「休まずに働く」というのが評価されてしまう社風
・部下に仕事を任せることができない
・会議や打ち合わせが多い
・余計なルーチンワークが多い
・仕事の段取が間違っている
・自身のスキル不足
・優先順位がつかられていない

単純に他のメンバーができる作業が時間通りに終わらないという問題であれば、むしろ解決しやすいかもしれません。
「どの工程の作業が遅いのか」を明確にし、改善することができます。例えば、パソコンの動作でショートカットキーを使いこなすだけで事務作業は短縮できます。

1つの動作で1秒縮めることができれば、その短縮時間は1年間で膨大な時間になります。
単純にスキルを身に付けるだけで仕事を効率化させることができるため、意識して取り組むことです。また、似たような仕事を引き受ける可能性があるものはテンプレート化させておくことが重要です。一度テンプレート化させることが出来れば誰でも作業ができるようになるため任せることが容易になります。

こういった「普段やっている業務だけどもっと簡単にできないものか?」と考える癖をつけると簡略化できることは案外多いものです。また、チームのメンバーにも出来るだけ簡略化できるように依頼する、考え方を共有することで仕事の量は多くても時間を短縮して仕事をこなせるようになるでしょう。では、他の問題点もみていきましょう。

仕事の段取りや手順が間違ってはいないか

仕事が早く、ミスの少ない人の仕事を観察してみると、仕事に取り掛かるまでの段取りをしっかりしていることがわかります。しっかりと段取りをするため、仕事の進行に無駄がなく効率的に進めることができるため、結果として多くの仕事をこなせるようになります。段取りの仕方をここで考えてみましょう。

<仕事の段取りの方法>

・目的を明確にする
・手順を考える
・「やること」「やりたいこと」「やらなくていいこと」を決断する
・想定される課題の対策を検討する
・根回しをする
・チームで共有する

この仕事の段取りをしっかり検討することで、頭の中を整理し解決すべき問題を明確にすることができるようになります。

最終目的と達成するまでの方法を決め、事前にトラブルを回避する方法を考え対策を行い、関係各位に事前周知し、必要な情報を共有する。
これが重要です。誰もが目の前の仕事に集中して取り組んでいますので、急な依頼は人間関係を悪くする可能性があるため、事前に了承をとっておくべきです。

その際には、「こういった理由で協力をお願いしたい」という仕事の目的を伝えておくと非常にスムーズに仕事が回るようになるでしょう。

余計な作業をしていないか

余計な作業をしていないか、自分の仕事を見直してみましょう。実は余計な作業というものはかなりあります。
しかし、それをしっかり意識しているかどうかが非常に重要な点です。余分なものや仕事をどんどん削減すようとする人をしっかりと評価する環境に職場全体を変えることができると、残業や休日出勤などをなくすことができるようになります。

40代男性で中間管理管理職の人であれば、部下にも「自分の仕事で、余計が仕事があれば言って欲しい」といったコミュニケーションを普段から取っておくと非常に良いですね。自分以外のスタッフが問題に気づいてくれるのは、大変有難いことです。

会議や打ち合わせが定期化している会社も多くあると思いますが、ある程度の人数が一ケ所に集まるというのは、それなりのコストがかかります。

ITツールの発展でビデオ通話やチャット機能などによって、情報の共有化は安価でスムーズに行うことが出来るようになりました。
もちろん顔を突き合わせてコミュニケーションをするのも時には重要なことではありますが、それが解決策にはならないのがビジネスです。特に会議になると、何度も同じ話題になってしまったり、不要な参加者も呼ばれたり、結局何も決定しない、という会議はなくすべきでしょう。

明確なゴール設定があり、短時間で決定するのが本来の会議の在り方です。できるだけ、職場のメンバーの時間を割くことを辞めるように全体で取り組むのことで改善できることがあるでしょう。

ルーチンワークが多い職場もあります。もちろん、効率的で必要であるからその結果としてルーチンワークになるのですが、時間や状況の変化により習慣化してしまっているケースもあります。「これまで通りで良い」と思う人もいるでしょうが、余計な作業になってしまっている場合は削除する提案を積極的にするべきでしょう。このように、余計な業務を減らすためには普段からそういった視点に立って業務を行うことと、そういった社風にしていくことが必要です。

余分なルーチンワークを削除できた部下に対して上司は評価すべきですし、積極的にそういった話し合いができる環境にしていくべきでしょう。

代わりがいないという問題を解決する

その仕事に関して、代われるスタッフが他にいないから休日でも休めないという場合は、大きく分けて3つの理由があると思います。順番にみていきましょう。

<部下を育成できていない>

中間管理職の大きな役割の1つとして「部下の育成」というものがあると思います。
部下の育成というのは、自分が会社で行っている作業の全てを任せても大丈夫な人材を育成することです。もちろん、人材の育成には時間もかかりますし、部下にも失敗を糧に成長してもらう必要があるため「自分でやった方か早い」と思う気持ちはわかります。

しかし、部下に成長を促進させておかないと長期的には自分が辛い立場になります。部下を教育し、やって見せて、それを評価するというのを日常的に行うという意識を持って業務を行えば、自分の代わりに同様のスキルで業務をこなしてくれるようになります。部下の育成というのは非常に重要です。

<人手が足りていない>

単純に人手が足りていない場合は、直ちに上司に相談し人員の補充をしてもらう必要があります。その際に会社のコストなどを考える必要はありません。残業時間や休日出勤にもコストは発生しているわけですし、残業や休日出勤が労災問題などになってしまうよりはよほど健全な解決策です。自身の残業時間や休日出勤をしているメモを時間数で上司にしっかり確認してもらい、現実的な解決策を相談していきましょう・

<情報共有するシステムがない>
「あの件は、あいつしかわからない」という状態ですと、1つの案件のトラブルに対して残業や休日出勤になってしまうことになるでしょう。この解決策としては、情報共有のシステムをつくっておき、概要とトラブルが起きた際の関係各位への連絡先を誰もが確認できる状態にしておけばいいでしょう。1人にしか情報がわからないというのは会社としては避けるべき状態です。

「休みます」と言いにくい職場の雰囲気

世の中には「休みやすい職場」と「休みにくい職場」があります。「休みます」と単純に言えない様な職場は、非常に従業員の満足度が低い職場になってしまうでしょう。「休まずに働く」というのが評価されてしまうとこういった職場では、こういった雰囲気があります。

しかしながら、その精神論の是非は置いておくとしても仕事の生産性の問題があります。スタンフォード大学の研究で「一定の量を超える仕事をすると生産性が落ちる」という結果がわかっています。この研究によると1週間で働く時間が50時間を超えると生産性が激減してしまうというものです。

さらには55時間を超えるとほぼ意味のない生産力にまで下がるそうです。働く時間=生産力というのは精神論なのです。

休日をしっかりと休むことで、仕事の集中力を上げることが出来ます。また、休日に自分の仕事を客観的に見つめ直すことで、モチベーションアップにもなるでしょう。ビル・ゲイツやスティーブ・ジョブズも休暇はじっくり休んでじっくりと考える時間を設けて、思考を活性化させていたと述べています。

また、精神的にも肉体的にも疲労が蓄積している状況では十分な仕事のパフォーマンスを発揮することはできません。翌日が休みだと思って取る睡眠は良質な睡眠がとれるそうです。休日をしっかり取ることは様々な視点で意味があります。

無理にでも休んでみる

40代の男性には「休まずに働ける体力と気力がある」と思われている人もいるかもしれませんが、こういったレッテルを貼られてしまわないような努力も必要です。休みを適度にとってある程度の成果を会社に提供してくれているという評価が一番働きやすいのではないでしょうか。

もし、「休まない人」と職場で思われてるのであれば思い切って休んでみることが重要です。「忙しくて休みがない」という状況が長期化してしまうと、疲労でイライラしてしまうだけでなく、周囲と自分を比べて「自分だけなぜ休みがないんだ!」という考え方になり人間関係が悪化してしまいます。

これは、誰も幸せになっていない最悪の構図です。自分で最近だれかに「ここずっと休みがないんだ」とちょっと自慢気に言った経験のある人はその予兆だといえます。このままではいつか爆発してしまうかもしれません。そうなる前に無理にでも休みを取りましょう。

また、そういった職場で改善の見込みがないのであれば思い切って転職を考える必要があるでしょう。あと残された退職までの約20年間を考えるのであれば、40代での転職は非常に重要な決断です。出来れば前向きに考えてみましょう。

さてここまで、休日に休みたくても休めないほど仕事が忙しい理由を考えてきましたがいかがだったでしょうか。普段意識しない業務効率化により、より良い職場にすることが出来るかもしれませんね。では、まとめてみましょう。

<休日にしっかり休みを取るために心がけること>

・仕事の段取りと手順を見直す
・仕事を職場のメンバーに共有し理解してもらう
・余計な作業をしていないか考える
・会議やミーティングの在り方を検討する
・習慣化してしまっている仕事が無いか見直す
・自分の代わりになる部下を育成する
・人手不足の場合は上司に相談する
・情報共有システムを構築する
・休みやすい職場の雰囲気にする
・ストレスを感じる前に無理にでも休む

昔からの日本人の考え方で、「休まず働く」という姿勢が美徳であるというものがあると思います。その考えが根本的にあると「休む」=「悪い事」という気持ちになり、休むことに罪悪感を感じてしまう人もいるかもしれません。特に年代でいうと現在の40代以上の世代はそう感じる人が多いようです。

しかしながら前述してきたように適度な休みは人が仕事を長期間続けるために必要なことです。それが取得できない場合は、自分を守るために転職や独立を考えてみてください。まずは情報集めが大事です。

→こちらのサイトをぜひ参考にしてみてください。