自分の仕事をスムーズに引き継ぐためにどうすればよいか?

後任者への引継ぎに必要なこと

今まで勤めてきた会社を辞めることはなかなか容易なものではありません。退職を決める理由は人によってさまざまですが、退職の手続きを決めるうえで多くの人が抱える悩みは「引き継ぎをどう行うか」です。これは自分の抱えている仕事の量や重要度が大きければ大きいほど生じる問題です。

今、まだ会社に退職の旨を申し出ていない人であれば、必ず退職までの流れをシミュレーションする必要があります。そして、誰が見ても自分の業務のやり方がわかるように資料を作成し、それを引き継いでくれる後進の人にゆっくりと伝える時間を確保することが大切です。

後ほどくわしく説明しますが、引き継ぎの際に意識すべきことは下記です。

・資料づくり
・後進に引き継がれた業務に慣れる時間をつくる
・何の仕事が引き継がれたかを社内・得意先に報告する

もちろん、これだけではありませんが基本的には上記の3点を念頭に引き継ぎの計画を立てる必要があります。

後任者への引き継ぎは最後にして最大の問題でもあります。せっかく今まで会社に貢献してきて、部下からの信頼も厚かったとしても引き継ぎをろくにしないまま去っていっては、残された同僚や部下に大きな負担をかけてしまいます。

今回は、営業や接客サービスを問わず引き継ぎの際に起こりうるトラブルと、スムーズに引き継ぎを進めるためのコツを紹介したいと思います。

そもそも引き継ぎは必ずしなくてはダメ?

これはそもそもの疑問ですが、「引き継ぎ」は義務なのでしょうか?これはイエスでもありノーでもある質問です。

結論、社会人としては引き継ぎをこなして次の職場に移るのが、お世話になった会社に対しての礼儀でしょう。また、最後の最後に恨みを買うようなことはしたくありませんよね?

社内規則では、引き継ぎの時間を十分に設けるため、2~3ヶ月前までに退職の意思を告げることが記載されていることが多いです。しかし、社内規則に法的拘束力はありません。あくまで「こうしてほしい」という会社側の要望に過ぎないというのが、実際のところです。

ちなみに、引き継ぎをしなかった場合に会社は退職する人間に対して訴訟を起こすことは可能です。また、退職日までに日数があり、まだ会社に属していながらも引き継ぎが行われていない場合には懲戒解雇を検討する場合もあります。

しかしながら、裁判でこのような訴えが認められることは非常に稀です。引き継ぎがされていないことを理由に社員を解雇するのは措置として重すぎるというのが一般的な見解だからです。

その代わり、裁判や賠償金の請求となると会社を相手どって戦うことになります。できれば、次の転職先で幸先良いスタートをきるためにも無駄な争いは避けるべきでしょう。

しかし、どうしてもやむを得ない退職の場合(病気など)は、引き継ぎをすることすら難しいこともあります。

しかし、そうした特別な事情をのぞいて、自らの都合で退職をする場合は必ず引き継ぎをしましょう。

後任者がいない場合は?

中小企業など社員数が少ない会社でよく起こる問題です。

後進がいない場合はそもそも仕事を引き継げませんよね。この場合は、引き継ぎをせずとも退職することは可能です。その場合は引き継ぐのではなく、上司など上の役職の人が仕事を再び行うべきと考えられます。

会社側が「次の後進が育つまで、残って欲しい」と依頼することはできても、退職を拒否することはできないからです。そういった意味では、日本の法律は被雇用者の権利を守るようにつくられていることが分かります。

そのため、会社側が執拗に慰留をしてきたとしても、自分の退職の意思が強いのであれば聞き入れる必要はありません。

会社のために効率的な引き継ぎを

このように、引き継ぎは法律や社員規則だけで取り決めることのできない、グレーな部分であることが分かります。実際のところ、退職をする社員の良識に委ねられるところが大きいでしょう。

なかには、会社の上司や経営層との関係が悪化して退職に至る方もいるかもしれません。会社に対して怒りを感じている場合は「自分が辞める会社のことなんか関係ない」と感じてしまうのも無理ないことでしょう。

しかしながら、会社が今まで自分を養い、教育してくれたのも間違いではありません。また、引き継ぎ不足の影響を受けるのはともに励まし、成長しあった同僚や若く経験の浅い部下かもしれません。彼らのことを想い、できるだけ円滑な引き継ぎをするためのコツをみていきましょう。

見出し2:後任への引き継ぎの際に意識したい4つのこと

まず先輩はどう自分に引き継いでくれたかを確認

引き継ぎは計画を立てて行えば、思うより負担にはなりません。もちろん自分にしかない営業ノウハウなどは共有しづらい部分もあるかもしれませんが、会社というのは基本的に「取り替え」がきくように仕組み化されているべきです。

そのため、まずするべきは自分がしていた業務内容の「棚卸し」です。自分の仕事内容や担当顧客。今まで蓄えてきたノウハウで共有可能なもの。これらを全て書き出した上で誰に引き継ぐかを明確にしましょう。

例えば、営業のノウハウやクライアントの詳細情報など皆が知っていたほうが仕事の生産性が上がる情報をあなたが持っている場合はそれを共有するのも大切なことです。

しかし、引き継ぎをする際で最も大事なのは「自分が引き継がれた仕事をきちんと引き継ぐこと」です。

新規開拓などをのぞいて、自分が今の役職につく前や業務を任される場合は先輩からの教育があったはずです。それらは会社が長年行ってきた業務でもあるため、必ず「自分はどうやって仕事を教わったか」を明確にするようにしましょう。

多くの場合、自分が仕事を引き継がれる際もマニュアルなどがあったか、自分がとったノートが残っているはずです。そのため、まずは自分が初心に立ち返りまだ、業務を知らない人の立場にたって、引き継ぎ内容を明確にすることが大切です。

自分では当たり前だと思っていることこそ、要注意です。とくに若手社員に引き継ぐ場合は取引先との関係性や業界の慣習を知らないことも多いです。そのため、「なぜこの業務をやるのか」、そのWHYの部分まで明確にして伝える準備をするようにしてください。

誰が見ても分かるマニュアル作り

続いて、マニュアル作りです。口頭で伝えることも大切ですが、やはりあなたが去ったあとに残るログが必要です。

接客業であれば、常連さんがいつも頼むメニューや、いつも座る席などをメモしたものが残っていれば、お客さんの満足度を下げずに済みます。

取引のある営業先の場合も、ただ関係性を伝えるだけでなく「担当の○○さんはメールの返信が遅れがちなので、基本的に急ぎの用件は電話で入れる」、「○○さんは長い話を嫌うので、結論から必ず話すこと」など、自分が今まで付き合ってきた人の傾向まで伝えられるのがベストです。

これは社内の人間の混乱を防ぐだけではなく、得意先から後進への不満を緩和するうえで非常に重要です。

また、事務関連の仕事の場合は必ず「サンプル」をつくりましょう。正しい発注書のサンプル。会計処理のエクセルシートなども前年度のデータを綺麗にまとめてクラウドに残しておけば、誰でも参照できます。また、「この通りに作れば大丈夫」という安心感も得られるので後進にもストレスがかかりません。

必ず後任者を得意先に紹介

続いて重要なのが、「引き継ぎしたこと」を得意先に伝えることです。これは辞める直前ではなく、自分がまだ勤務しているときから一緒に得意先に赴き、後進とともに挨拶をするべきでしょう。

できれば、業務の流れを一回は一緒にやってあげることが大切です。貿易業を例にすれば、価格や納期交渉から見積もりのとりかた、正式発注から実際に品が届くまでの一連の流れを、業務説明のあとに行うのがベストです。

口頭で断片的に業務を説明するだけで理解できる人は少ないものです。「やってみせて」、覚えてもらえるだけの時間を確保しておきたいところですね。

上司には引き継ぎがどこまで進んだかを報告

最後に、自分の引き継ぎがどれだけ進んでイルカを上司に逐一報告することが大切です。これは上司と後進の認識のミスマッチを防ぐうえで役立ちます。

詳細の報告もせずに「引き継ぎは後輩の○○にしました。」とだけ言って、退職していけば、上司は後進が全て理解していると思って指示を出すかもしれません。

しかし、後進があなたの業務をすべて引き継いでいない場合や、引き継がれた業務に不安が残る場合はこれが大きなプレッシャーとなってしまいます。

完璧な引き継ぎを目指すのはもちろんですが、退職の間際にまだ不安な点が残るようであれば、上司に「この業務の引き継ぎは完了していますが、まだ○○の業務に不安が残ります。」、「顧客の○○様に対してはまだ、実際にやりとりはしておらずフォローが必要かと思われます。」など、引き継ぎの進捗を報告するようにしたいところですね。

退職後のトラブル対応は必要?

40代男性がスマートに転職するためには、できれば複数人に引き継ぎ業務の説明をしておくほうがいいでしょう。

続いてよくある問題は、退職した後に会社から連絡があり、「後進が大きなミスをしてしまったのでフォローしてほしい」、「後進もすぐに辞めてしまったため、少し手伝ってほしい」などのお願いをされるということです。

もし、あなたが違う企業ですでに新しいキャリアをスタートしている場合は「それどころじゃない!」と感じてしまうでしょう。

当然、もう以前の会社には在籍していないわけなので要求に従う必要はありませんが、こうした事態を避けるために可能な限り引き継ぐ内容は複数人に分散させることをおすすめします。

引き継ぎどころじゃない? そんな時は

余裕をもって退職日の設定をしましょう。

退職が決まっても自分の転職活動が続くというケースも考えられます。その場合は、引き継ぎをしている余裕がなくなってしまいますよね。

自分の転職活動に専念するためにも、有休消化を活用した引き継ぎを行うようにしましょう。有休が1ヶ月あれば、有休を紹介する前までに引き継ぎができるよう退職日も逆算する必要があります。そうすれば、有休期間を使って転職活動をすることもできます。

転職先がまだ決まっていない場合の選択肢

さて、引き継ぎの際に気をつけたいことについて説明をしてきました。しかし、最も重要なのは「自分の次のステップ」です。

「まだ、次どうするか決まっていないのに引き継ぎで忙殺されている」という焦りを抱えている人は思う以上に多いものです。

もし、転職先が決まっていない場合はいくつか自分ができるオプションをもう一度書き出してみると良いでしょう。自分が選択できるのは「ほかの企業への転職だけではない」ということに気づくはずです。

例えば、転職をする先がなくても自分で仕事を作り出す「独立」や法人をつくり、起業する手もあります。

長年、業界で実績を積んできた人であれば自分を信頼してくれる人も多いはずです。そうした人たちと自分で仕事をするという可能性もあるはずです。

もちろん、自分で仕事を始める以上、全責任は自分が負うということです。決してハードルは低くありませんが、そうした選択肢があるということも忘れるべきではありません。

転職先が決まらない時に新しい選択肢として「フランチャイズ」

転職や独立開業のほかにも選択肢があります。それが「フランチャイズ」です。多額の初期投資や、売上が上がらないというリスクを大きく減らしながらも自分でビジネスができるというのがフランチャイズの大きな魅力でもあります。

フランチャイズとは、販売権を得てその企業の製品やサービスを提供する事業媒体です。業界で実績のある「伸びている企業」しかフランチャイズ展開することはできません。

たとえば、ビルズはビル清掃メンテナンス業界においてフランチャイズを行なっています。ビルズという実績のある企業の名前を使ってビジネスができるため、顧客獲得もしやすく、ノウハウも共有しながらビジネスを進めることができます。

「転職してまたお勤めをするのはもう嫌だ。だけど、自分で起業するほどの能力はないと思っている」という人がいれば、フランチャイズの検討をおすすめします。誰でも始めやすい、清掃という業種でチャレンジしてみませんか?

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